Analizując określoną ścieżkę kariery wiele osób stawia sobie pytanie, jak będzie wyglądała ich codzienność. Jak będzie wyglądał ich dzień, tydzień pracy i co będą robić w trakcie swojej aktywności zawodowej. W przypadku Agentów Ubezpieczeniowych niewątpliwie w pierwszej chwili myślimy o elastyczności czasu pracy, ale czy to aby na pewno wszystko?  

Elastyczny czas pracy czyli pierwsze skojarzenie

Praktycznie zawsze czytając ogłoszenia odnoszące się do stanowiska agenta ubezpieczeniowego widzę zapis o elastycznym czasie pracy. Zresztą jest to jedna z najmocniej podkreślanych cech przy tej profesji. I nie ma w tym nic złego, o ile we właściwy sposób rozumiemy elastyczność. Elastyczność nie oznacza bowiem unikania pracy. Niestety często widzę sytuacje, w których ludzie stawiają znak równości między elastycznością, a ograniczeniem wręcz do minimum czasu pracy. Elastyczność oznacza, że to Ty decydujesz co, kiedy i dlaczego robisz… ale robisz! Zaryzykowałbym, że prowadząc własny biznes często dotkną Cię sytuacje, gdzie wręcz będziesz musiał pracować więcej niż osoba na etacie. Elastyczność da Ci jednak pewną swobodę ułożenia życia zawodowego i dostosowania go pod życie prywatne.

Uzupełnij to o odpowiedzialność i kreatywność

Z tym czasem pracy u agenta poza elastycznością kojarzy mi się jeszcze… odpowiedzialność i kreatywność. Odpowiedzialność łączy się częściowo z tym o czym była mowa wyżej. Pracujesz na swój rachunek więc Twoja praca to Twój zarobek. Tutaj nikt nie da Ci listy zadań do realizacji z rozpiską co do minuty co kiedy masz robić. Oczywiście dostaniesz pewne wytyczne, wskazówki, podpowiedzi, ale wszystko zależy od Ciebie. Obijanie się odbije się na Twoim przelewie i zarobkach. Analizuj, weryfikuj, sprawdzaj i przede wszystkim reaguj na bieżąco. Z tym łączy się właśnie kreatywność. Musisz umieć reagować na zmieniającą się rzeczywistość. Miałeś mieć danego dnia trzy spotkania, ale klienci przenieśli je na inny dzień? Absolutnie nie oznacza to, że masz wolne. Poświęcasz sporo czasu na jakąś aktywność, ale nie przynosi ona efektów? To znak, że czas coś zmienić.   

Obszary pracy Agenta czyli najważniejsze aktywności

Praca agenta to dla mnie kilka kluczowych obszarów. Przede wszystkim prospecting, sprzedaż, obsługa klientów, szkolenia i rozwój. W każdym z tych obszarów możesz wskazać na kilka aktywności. Prospecting to nie tylko szukanie klientów, ale to też networking, budowanie sieci kontaktów, spotkania biznesowe, a czasami spotkania służące pielęgnowaniu czy rozwojowi relacji. Sprzedaż to przede wszystkim spotkania z klientami, ale też przygotowania ofert, prezentacja rozwiązań, finalizacja sprzedaży. W obsłudze mamy bieżący kontakt z klientem, roszczenia, proces rocznicowy, ale też pewną grupę czynności administracyjnych. Szkolenia i rozwój to grupa działań o których niestety wielu zapomina. To trochę tak jakby piłkarz odpuścił treningi, odprawy taktyczne i tylko wpadał na mecz. Musisz zaplanować czas na rozwój i czas na szkolenia. To nie tylko działania rozwojowe, ale to też dla Ciebie element pracy.

Mistrzowie smaku i proporcji

W tym wszystkim najważniejsza jest proporcja. To tak jak w gotowaniu, w którym co prawda jestem absolutnie słaby. Tam jednak też kluczem jest proporcja. Masz składniki, przepis, ale jeśli z czymś przesadzisz albo czegoś dasz za mało to sam wiesz jaki będzie efekt. Niby coś wyszło, ale do szefa kuchni to jak stąd do nieba. W naszej profesji jest podobnie. Zastanów się co jest dla Ciebie najważniejsze, co daje Ci biznes? I to nie jest tak, że to tylko sprzedaż. A może inaczej. Zastanów się co na tą sprzedaż się składa? Co na nią wpływa? 

W kontekście proporcji też jednak trzeba pamiętać o umiejętności reagowania. Tutaj nigdy nie ma idealnej proporcji na wszystkie czasy. Są momenty kiedy trzeba więcej poświęcić na prospecting, czasem jak nie idzie to trzeba zrobić „krok wstecz” i wrócić na salę szkoleniową i tam poszukać przyczyn. Jak masz duży portfel klientów to niewątpliwie na znaczeniu nabiera obsługa i praca na portfelu. Nie oznacza to jednak, że tzw. nowa sprzedaż może wylądować na marginesie Twojej pracy. Mówi się, że „organ nieużywany uwstecznia się i zanika”. I dokładnie tak będzie z zaniedbanymi obszarami aktywności zawodowej Jak zatem radzić sobie z tym czasem pracy, tymi obszarami? Elastycznością, odpowiedzialnością i kreatywnością? Jedno jest pewne wymaga to ciągłej pracy i samodyscypliny. Podzielę się jednak z wami pewnymi rozwiązaniami, które mi pomagają.

Moje praktyki – kalendarz rutyn

Od pewnego czasu wprowadziłem coś na kształt kalendarza rutyn. Chodzi o pewne istotne aktywności, które wiem, że muszę wykonać, a często szukam metod ucieczki od nich. W ten sposób kontroluję siebie i pilnuję, żeby nie „zapomnieć” o danych czynnościach. Wpisanie tego momentu w kalendarz też pozwala mi na poświęceniu tego czasu tylko na zaplanowaną aktywność i unikanie rozproszenia. W pracy agenta taką rutyną może być sesja telefoniczna, praca administracyjna, czy informowanie klientów o aspektach obsługowych (np. zalegle składki). Jeśli w każdy wtorek od 10 do 11 będziesz przypominał klientom o płatnościach na polisach to uwierz mi zajmie Ci to o wiele mniej czasu niż gdybyś robił to ad hoc. Dodatkowo pozwoli Ci to pracować w pewnym powtarzalnym systemie.

Moje praktyki – lista zadań

Drugą rzeczą z której bardzo mocno korzystam jest aktualna lista zadań. Osobiście korzystam z listy zadań, którą oferuje kalendarz google. Nie chodzi jednak o narzędzie, a chodzi o pewien system. Zawsze jak pojawia mi się jakieś zadanie do realizacji wpisują je na listę dokonując szybkiej analizy, kiedy powinno być ono wykonane. Szczególnie ważna jest ta druga aktywność czyli ocena, kiedy masz to zrobić. Wyobraź sobie przychodzi Ci mail, że u klienta X za miesiąc kończy się ubezpieczenie mieszkania. Część osób weźmie się za to od razu, żeby mieć z głowy zadanie. Część odłoży w czasie i w najgorszym scenariuszu zapomni albo przypomni sobie na ostatnia chwilę. Znasz to? Działałem dokładnie w takim schemacie. Dzisiaj oceniam, kiedy jest optymalny czas, żeby się tym zająć i wpisuje to w listę zadań z odpowiednią datą. Posiadanie listy zadań pozwala mi też na realizację wspomnianej wcześniej zdolności dostosowania się do zmieniających warunków. Jeśli klient odwołał spotkanie, to patrzę na listę zadań i po prostu robię coś z niej.

Moje praktyki – konkretne planowanie pracy

Myślę, że jedną z najważniejszych, ale też najtrudniejszych umiejętności jest planowanie pracy. Idealnym tego przykładem jest dla mnie praca w biurze. Od dłuższego czasu widzę, że agenci, którzy odnoszą sukces przychodzą do biura w konkretnym celu. Mają jasno sprecyzowane co mają zrobić, pełna koncentracja na zadaniach. Niestety wielu przychodzi do biura „sobie popracować”, bez jasnego celu, pomysłu, z nastawieniem „coś się urodzi”. Jeśli w poniedziałek chcesz, możesz pracować 6 godzin to musisz wiedzieć, co w tym czasie chcesz robić, co chcesz osiągnąć i mieć przygotowaną alternatywę. Jeśli masz się kręcić i zastanawiać co by tu z sobą zrobić to lepiej nie pracuj tego dnia. Zawsze planuj pracę – stawiaj sobie cele zarówno te, które odnoszą się do efektów dnia pracy jak i te które odnoszą się do aktywności. Planując sesję telefoniczną postaw sobie cel co chcesz na niej osiągnąć, ale też zaplanuj co chcesz tego dnia zrobić i w jaki sposób będziesz działał. Nawet nie wiesz ile razy widziałem Agentów, którzy przychodzili na sesję i pół dnia spędzali na myśleniu, gdzie będą dzwonić, ile telefonów chcą wykonać itp. Pół dnia minęło, a oni nawet nie podnieśli telefonu.

Analizuj to co robisz, jak robisz i dlaczego to robisz?

Ostatnia rzecz to analiza pracy. Zawsze miałem wrażenie, że analizy, raporty to największy syf i strata czasu na kalendarze, excele itp. Po pewnym czasie zauważyłem jednak, że jest zgoła odmiennie. Oczywiście tak zwany raport musi być użyteczny dla Ciebie. Ja wypracowałem kolory w kalendarzu. Do określonych aktywności przypisałem kolory i w ten sposób mogę w szybki sposób na koniec tygodnia ocenić, czy zachowuję odpowiednią optykę i proporcję. Czy nie zaniedbuje jakiegoś obszaru albo czy jakiemuś nie poświęcam zbyt dużo czasu? To też pozwala mi ocenić ile go przeznaczam na pracę. A to kolejny krok w analizie czasu pracy. Czyli ocena, czy aby na pewno na każdą aktywność muszę poświęcać, aż tyle czasu? Czy nie ma aktywności, które mógłbym delegować, przekazać komuś innemu? A może są takie, które w ogóle nie powinny zajmować mojego czasu? Planowanie jest ważne, ale aby było kompletne musi też być wsparte analizą i podsumowaniem.

Zapraszam również do lektury poprzedniego wpisu