Wielu z nas towarzyszy wielozadaniowość. W branży ubezpieczeniowej jest ona czymś naturalnym, Dla wielu może być paliwem napędzającym do działania. Ważne jednak, żeby radzić sobie z natłokiem zadań i czego unikać, aby plany nie były tylko planami?

Czym jest multitasking?

Zaczynasz dzień i widzisz pełną listę zadań do realizacji? Albo kończąc dzień z wyrzutem sumienia spoglądasz na ilość niezrobionych rzeczy i tych, które na Ciebie czekają w najbliższych dniach? Masz może czasem wrażenie, że jesteś jak chomik na karuzeli, który nie może przestać się kręcić? Ledwo jedno skończysz, zaczyna się kolejne i tak ciągle? Wcale nie jesteś wyjątkiem! Mam wrażenie, że tak ma dzisiaj sporo ludzi i będzie ich coraz więcej! Większość z nas dosięga tzw. Multitasking czyli wielozadaniowość. To nic innego jak umiejętność wykonywania kilku czynności jednocześnie. I chociaż pojęcie to dotyczy komputerowych systemów operacyjnych, to idealnie odnosi się też do zadań wykonywanych przez człowieka.

Wielozadaniowość w pracy Agenta ubezpieczeniowego

Wielozadaniowość jest również obecna w branży ubezpieczeniowej. Agent ma sporo różnych zadań z którymi musi mierzyć się praktycznie każdego dnia. Przede wszystkim sprzedaż, ale też obsługa obecnych klientów, wsparcie w zgłaszanych roszczeniach, prospecting, networking. Do tego też szkolenia, rozwój osobisty, a to tylko wybrane elementy długiej listy zadań Co kluczowe niektóre czynności są powtarzalne i możliwe do zaplanowania, ale też w naszej pracy jest sporo dynamiczności i zmienności. Wiele możesz zaplanować, ale nie wszystko. Osobiście jestem ogromnym zwolennikiem planowania i tworzenia pewnych rutyn zawodowych np. czynności administracyjne załatwiam we wtorek rano, raporty w piątek itp. Co ważne staram się też w piątek przed końcem pracy mieć zaplanowany kolejny tydzień. W idealnym świecie to wszystko powinno działać bez zarzutu, ale…

„Wrzutki” w ciągu dnia w Twojej pracy

Niestety pojawiają się często nagłe sprawy, które sprawdzają naszą wielozadaniowość. Coś co określam jako „wrzutki”. To sprawy, które zaburzają Twój plan dnia, ale też rozbijają Twój rytm pracy. Każda taka sytuacja po prostu nas wkurza i zawsze z tyłu głowy pojawia się myśl „dlaczego to właśnie mnie spotyka”? Patrząc na naszą pracę uważam jednak, że trzeba się z nimi pogodzić i przyjmować je na chłodno. Dlaczego? Cóż taka po prostu jest nasza praca. Nie da się przewidzieć, że klient złamie sobie nogę. Nie damy rady przewidzieć, że wypadnie nam jakieś spotkanie (oczywiście możemy minimalizować to ryzyko). Są momenty, że pojawia się więcej spotkań handlowych. Taka wygląda ta praca. Kluczem jest umiejętność poradzenia sobie z tymi sytuacjami.

Dlaczego one tak łatwo psują nam nasz plan?

Tak jak wspomniałem najważniejsze jest przyjęcie tego na chłodno. Niestety wielu Agentów ulega „wrzutkom” i sam przez długi czas też tak robiłem. Nawet nie zdajecie sobie sprawy ile razy zdarzało mi się zatrzymywać na poboczu, bo klient zadzwonił o coś zapytać i koniecznie musiałem mu natychmiast odpowiedzieć. Wiele razy też potrafiłem przez takie zdarzenia zawalać moje zaplanowane działania… Dość łatwo można wyjaśnić dlaczego tak działamy. Każdy z nas lubi czuć się potrzebny. Jeśli pojawia się jakaś prośba, pytanie, które możemy szybko załatwić, to zaczynamy tracić właściwą optykę. Zamiast skupić się na zaplanowanych aktywnościach albo na najważniejszych obszarach biznesowych, to łapiemy się tej chwilówki. A któż z nas nie lubi robić rzeczy łatwych niż tych, które jawią mu się jako skomplikowane i wychodzące poza sferę komfortu?

Jak radzić sobie z tymi niespodziankami?

Podejście do „wrzutek” powinno być bardzo proste. Przyjmij, oceń na chłodno i sprawdź na ile wpisuje się w Twój plan aktywności. Absolutnie nie chodzi mi o to, żeby olewać te sprawy tylko dokonaj właściwej oceny. Wtedy we właściwy sposób opanujesz nieprzewidzianą wielozadaniowość. Jeśli dzwoni klient z prośbą o pomoc w zgłoszeniu roszczenia, to jeszcze nie spotkałem się, żeby potrzebował tej pomocy natychmiast. I uwierz mi większość klientów nie obrazi się jeśli powiesz, że pomożesz mu załatwić sprawę… jutro. Ważne jednak, żeby to było konkretna i precyzyjna informacja. Musisz jednak opanować do perfekcji pracę z kalendarzem i planowaniem. A planowanie to też umiejętność radzenia sobie ze spontanicznymi sytuacjami. Dzisiaj nauczyłem się, że każda taka nagła sytuacja wymaga oceny i odpowiedniego przypisania czasu do działania. I praktycznie żadna z nich nie wymaga działania natychmiast.

Asertywność jako klucz do utrzymania planu pracy

Oczywiście nie może zabraknąć przy okazji tego tematu omówienia asertywności. Asertywność, czyli umiejętność wyrażania własnego zdania, bezpośredniego wyrażania emocji z uszanowaniem podstaw w granicach nienaruszających prac innych osób. Asertywność to też umiejętność mówienia „nie”. Dlaczego to tak ważne? Dlatego, że często odpowiednią reakcją na „wrzutkę” może okazać się “nie”. Są bowiem sytuacje, które nas wybijają z rytmu, a patrząc z boku powinniśmy nie poświęcać im czasu. Chyba najbardziej jaskrawym przykładem jest prośba ze strony znajomego o „małą przysługę”. To tylko skserowanie jednej strony, przesłanie jednego formularza, odpowiedź na jedno pytanie… Ot, takie drobnostki… które mogą zająć czasami naprawdę sporo czasu. Czasem to nagły telefon od kogoś. Bo skoro dzwoni to trzeba odebrać. Asertywność to umiejętność nabyta, więc trzeba się tego po prostu nauczyć! Nie każdy telefon musisz odebrać, nie zawsze musisz natychmiast pomóc. Aby jednak opanować ten proces musisz skupić się na sobie i swoich celach. Zastanów się,  czy wspomniana „wrzutka” się do nich przyczyni? A druga rzecz jakie są konsekwencje tego, że ich nie zrealizujesz – oczywiście te „Twoje” konsekwencje?

Jak tworzyć hierarchię zadań i dlaczego warto to robić?

Hierarchia zadań i umiejętność jej układania to coś, co musisz koniecznie opanować. Szczególnie jest to ważne jak masz tych zadań dużo. Osobiście w takich sytuacjach staram się ocenić, które z nich muszę wykonać danego dnia, które mogę, a które powinny być przedmiotem mojego zainteresowania tylko jeśli zostanie mi czas. Staram się też dbać o zachowanie wcześniej ustalonej proporcji. Jeśli w skali tygodnia chce poświęcić pięć godzin na szkolenia, rozwój osobisty to staram się, żeby był to dla mnie czas święty. Bo niestety uleganie „wrzutką” kończy się tak, że zrezygnujemy z jakiegoś obszaru. I jeszcze sobie wyjaśnimy, że przecież robimy dobrze bo tu pojawiło się coś ważnego.

Błędne poczucie winy

Jestem wielkim fanem twórczości duetu „Dwa sławy”, którzy mają też w swoim repertuarze kawałek „Multitasking”. A w nim padają słowa „łapię się za wszystko, nie myję rąk. Mówią, że mam problem – nie widzę go”. I mam wrażenie jakby to było idealnie o mnie. Sam też łapię się wszystkiego, co się pojawia na horyzoncie i nie lubię unikać odpowiedzialności. Przyzwyczaiłem się do tego, ale jest to dość męczące na dłuższą metę. Długi czas walczyłem z jedną rzeczą i mocno dążyłem do wyeliminowania poczucia winy. Kończy się dzień, a na liście zadań jest coś niezrealizowanego, jakiś nieodczytany mail. Dziś już wiem, że nic się nie stanie jeśli tego nie zrobię, ale jeszcze kilka miesięcy wcześniej źle się czułem z samą myślą o tym. Czułem poczucie winy, że przecież coś zostało nieskończone, przecież lepiej się tego pozbyć. Tylko na tej liście i tak coś się pojawi… Naucz się odpuszczać, to nic złego. Postaw sobie zawsze pytanie, czy coś się zawali jeśli zostawisz to na kolejny dzień?

W tym temacie zobacz koniecznie jeszcze: