Najlepsze narzędzia pracy to niekoniecznie te najbardziej zaawansowane. U mnie obok sztucznej inteligencji, automatyzacji i aplikacji do zarządzania projektami nadal leży zwykły papierowy notes. I każde z tych narzędzi rozwiązuje zupełnie inny problem.

Pakiet Google

Nie ukrywam, że bardzo mocno korzystam z rozwiązań Google, a przede wszystkim z Kalendarza Google, listy zadań oraz Google Meet.

Moje podejście do kalendarza wynika przede wszystkim z tego, że jest to narzędzie, które pozwala mi łatwo zsynchronizować kalendarz z rodziną, przypisywać różne kolory do określonych rodzajów wydarzeń, a także – co bardzo ważne – w prosty sposób generować linki do spotkań w Google Meet.

Oczywiście podczas spotkań zdalnych korzystam również z Teamsa czy innych platform, jeśli w taki sposób organizowane jest dane spotkanie. Gdybym jednak miał wybrać rozwiązanie, które jest dla mnie najwygodniejsze, zdecydowanie postawiłbym na Google Meet.

Cały pakiet Google jest dla mnie bardzo wygodny także dlatego, że pozwala łatwo synchronizować informacje pomiędzy urządzeniami – tabletem, telefonem i komputerem.

Asana – centrum współpracy

Jednym z moich większych odkryć, jeśli chodzi o aplikacje wykorzystywane w pracy, jest niewątpliwie Asana.

Pojawiła się u mnie początkowo jako narzędzie do współpracy z asystentką, które miało pozwolić nam koordynować różne procesy. Z czasem stworzyliśmy w niej między innymi system pozwalający śledzić proces rekrutacji, komunikację oraz kalendarz spotkań z poszczególnymi kandydatami. W Asanie mamy także kalendarz treści publikowanych w mediach społecznościowych.

To, za co szczególnie cenię to narzędzie, to możliwość przypisywania zadań konkretnym osobom, dzielenia większych zadań na mniejsze elementy, wyznaczania terminów oraz tworzenia automatycznych reguł.

I właśnie automatyzacje są jednym z moich ostatnich odkryć. Dobrze ustawiona reguła potrafi wykonać za nas część powtarzalnej pracy organizacyjnej i naprawdę mocno usprawnić współpracę.

Korzystam z płatnej wersji Asany, ale w przypadku współpracy w małych lub większych zespołach uważam, że zdecydowanie jest warta swojej ceny.

ChatGPT

Chyba trudno dziś wyobrazić sobie tekst o narzędziach pracy bez wzmianki o sztucznej inteligencji. ChatGPT jest dla mnie ważnym narzędziem i nie mam żadnego problemu z tym, żeby otwarcie mówić, że z niego korzystam. Jest jednak jedna zasada, której bardzo mocno się trzymam: nigdy nie oddaję mu swojej pracy w całości.

Traktuję go przede wszystkim jako narzędzie pomocnicze.

Wykorzystuję go chociażby do weryfikowania tekstów. Mogę sprawdzić, czy przygotowana przeze mnie oferta, artykuł albo inna publikacja ma odpowiednie proporcje, czy nie zawiera rażących błędów albo czy jakiś fragment nie wymaga uproszczenia.

Wykorzystuję ChatGPT również przy tworzeniu koncepcji grafik. Często mam w głowie określoną wizję tego, co chciałbym stworzyć, ale potrzebuję szkicu albo propozycji, którą później rozwijam już na przykład w Canvie.

Bardzo często korzystam także z funkcji transkrypcji nagrań. Zamiast pisać wszystko od początku, nagrywam swoje przemyślenia, tworzę z nich transkrypcję, a później wykorzystuję ją między innymi przy tworzeniu artykułów internetowych.

Jest natomiast coś, czego staram się unikać – bezkrytycznego przyjmowania informacji podanych przez sztuczną inteligencję. Jeżeli pytam o dane, fakty czy konkretne wydarzenia, nadal bardzo mocno je weryfikuję.

W pracy redakcyjnej, porządkowaniu myśli czy analizowaniu własnych materiałów uważam jednak ChatGPT za naprawdę wartościowe narzędzie.

Fireflies

Fireflies pokazał mi jeden ze znajomych. Byłem pod dużym wrażeniem tego, jak dobrze narzędzie radzi sobie z tworzeniem notatek i transkrypcji ze spotkań.

Korzystając z niego, zwracam szczególną uwagę na jedną rzecz – dla mnie kluczowe jest, aby uczestnicy spotkania wiedzieli, że takie narzędzie jest używane i akceptowali jego obecność.

Bardzo mocno wykorzystywałem Fireflies między innymi podczas prowadzonych przeze mnie szkoleń. Dzięki temu po zakończeniu spotkania otrzymywałem bardzo wartościową transkrypcję, którą przy relatywnie niewielkim dodatkowym zaangażowaniu mogłem później przerobić na materiał szkoleniowy.

Fireflies przydaje się również podczas spotkań roboczych. Jeżeli uczestnicy wiedzą o jego użyciu i wyrażają na nie zgodę, narzędzie pozwala później dobrze podsumować rozmowę i ograniczyć ryzyko, że jakaś istotna kwestia albo ustalenie zostaną przeoczone.

Canva

O Canvie mówi się dziś bardzo dużo, ale nie ukrywam, że sam również korzystam z niej niezwykle często. Tworzę w niej różnego rodzaju grafiki, opracowania, ulotki czy materiały wykorzystywane w pracy.

Mam wrażenie, że dzisiaj podstawowa umiejętność poruszania się po Canvie, rozumienia struktury projektu, warstw czy elementów, które na siebie nakładamy, pozwala przeciętnej osobie stworzyć praktycznie większość materiałów, których może potrzebować zarówno zawodowo, jak i prywatnie.

Oczywiście warto inspirować się gotowymi szablonami, ale jednocześnie zachować umiar. Jedna rzecz szczególnie mnie drażni – kiedy dokładnie ta sama grafika, oparta na tym samym szablonie, zaczyna pojawiać się w dziesiątkach miejsc.

Canva ma pomagać tworzyć. Nie powinna sprawiać, że wszyscy zaczynamy wyglądać identycznie.

Najmniej technologiczne narzędzie – zwykły notes

Na końcu zostawiam narzędzie zdecydowanie najmniej zaawansowane technologicznie.

Zwykły papierowy notes.

Od pewnego czasu traktuję go jako moją codzienną listę rzeczy do zrobienia.

Oczywiście wcześniej wspominałem o liście zadań Google i nadal z niej korzystam. Zauważyłem jednak pewną pułapkę. Dodawanie kolejnych zadań do aplikacji jest niezwykle łatwe. Czasami aż za łatwe. W efekcie lista rośnie, a wraz z nią rośnie presja, żeby wszystko zrobić.

Dlatego dziś noszę ze sobą notes.

Jeżeli jakiś pomysł albo zadanie pojawia się w momencie, kiedy jadę samochodem albo nie mam możliwości go zapisać, wrzucam je szybko do listy Google. Później, kiedy mam już taką możliwość, przepisuję je do notesu.

I właśnie sam moment przepisywania okazuje się bardzo wartościowy.

Czasami dochodzę wtedy do wniosku, że szybciej będzie po prostu wykonać dane zadanie niż je przepisywać. Czasami zauważam, że to zadanie w ogóle nie powinno należeć do mnie. A czasami uświadamiam sobie, że spokojnie mogę przekazać je komuś innemu.

Mam wrażenie, że wszystko, co musimy fizycznie zapisać ręcznie, wymaga od nas nieco większego zaangażowania i refleksji. Dodanie zadania komendą głosową albo jednym kliknięciem jest bardzo łatwe. Ręczne zapisanie go zmusza mnie, żeby jeszcze raz zadać sobie pytanie: czy naprawdę powinienem to zrobić?

Notes daje mi jeszcze jedną ważną rzecz.

Każdego dnia, pod koniec pracy, patrzę na listę i sprawdzam, ile rzeczy udało mi się zrealizować. To pozwala mi spojrzeć na dzień trochę bardziej obiektywnie. Zamiast kończyć go z ogólnym poczuciem, że był „dobry” albo „słaby”, widzę konkretnie, co zostało wykonane.

W świecie aplikacji, automatyzacji i sztucznej inteligencji okazuje się więc, że jednym z najbardziej użytecznych narzędzi nadal może być kartka papieru i długopis.